Hướng Dẫn Hủy Hóa Đơn Điện Tử Đã Phát Hành Theo Quy Định Mới Nhất

Trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp không thể tránh khỏi những tình huống sai sót như ghi nhầm thông tin người mua, sai mã số thuế, hoặc phát hành nhầm thời điểm. Khi đó, việc hủy hóa đơn điện tử đã phát hành là bắt buộc để đảm bảo tính hợp pháp của chứng từ và tuân thủ đúng quy định của cơ quan thuế.

Vậy thủ tục hủy hóa đơn điện tử được thực hiện như thế nào? Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ các bước xử lý theo đúng Thông tư mới nhất.

1. Khi nào được phép hủy hóa đơn điện tử đã phát hành?

Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, doanh nghiệp chỉ được hủy hóa đơn đã phát hành trong các trường hợp sau:

• Hóa đơn đã lập nhưng chưa gửi cho người mua
• Hóa đơn đã phát hành nhưng phát hiện có sai sót và cần thay thế hoặc điều chỉnh
• Hóa đơn lập trùng số, sai định dạng, hoặc lập không đúng quy định

Lưu ý: Nếu hóa đơn đã được gửi cho người mua và người mua đã kê khai thuế, thì không thể hủy, mà phải lập hóa đơn điều chỉnh.

Hủy hóa đơn điện tử đã phát hành

2. Các bước thực hiện hủy hóa đơn điện tử

Bước 1: Lập biên bản hủy hóa đơn

Hai bên mua – bán cùng lập biên bản ghi rõ lý do hủy, số hóa đơn, ngày phát hành và tình trạng hóa đơn.

Bước 2: Thông báo với nhà cung cấp hóa đơn điện tử

Doanh nghiệp cần đăng nhập vào hệ thống hóa đơn điện tử (mISA, MeInvoice, CyberBill, v.v.) để thực hiện thao tác hủy trên phần mềm.

Bước 3: Gửi thông báo đến cơ quan thuế (nếu cần)

Với một số trường hợp đặc biệt hoặc theo yêu cầu kiểm tra, doanh nghiệp cần nộp Thông báo hủy hóa đơn (Mẫu 04/SS-HĐĐT) theo mẫu tại Thông tư 78.

Bước 4: Lưu trữ hồ sơ hủy hóa đơn

Lưu lại toàn bộ biên bản hủy, thông báo và lịch sử hủy trên hệ thống phần mềm để phục vụ tra soát hoặc kiểm tra sau này.

Hủy hóa đơn điện tử đã phát hành

Xem thêm bài viết:  Giấy Ủy Quyền Quyết Toán Thuế Thu Nhập Cá Nhân

3. Một số lưu ý quan trọng

• Không thể “xóa” hóa đơn đã ký số. Việc hủy chỉ mang tính pháp lý để xử lý sai sót, không làm biến mất hoàn toàn hóa đơn.
• Thời gian thực hiện hủy nên được tiến hành trong cùng kỳ kế toán, tránh ảnh hưởng đến báo cáo thuế.
• Doanh nghiệp nên thiết lập quy trình kiểm soát trước khi ký phát hành để hạn chế việc phải hủy.

Hủy hóa đơn điện tử không phải là điều mong muốn, nhưng là bước xử lý cần thiết khi phát sinh sai sót. Doanh nghiệp cần nắm rõ quy định và thực hiện đúng thủ tục để tránh bị phạt hoặc bị từ chối hồ sơ khai thuế. Nếu bạn còn băn khoăn trong quá trình thực hiện, hãy tham khảo ý kiến từ bộ phận kế toán hoặc dịch vụ hỗ trợ thuế để được hướng dẫn chính xác nhất.